Как бухгалтеры проверяют гостиничные чеки на подлинность?

Гостиничные чеки, которые были привезены сотрудниками из командировки, обязательно должны проверяться на подлинность. И дело не только в том, что компания вам не доверяет. Привезенные документы подаются компанией в налоговую для возмещения НДС. Если чек будет недействительным, налоговая может не только отказать в возврате денег, но и выставить штраф компании. Если речь идёт о бюджетной организации, то бухгалтера могут проверить государственные органы на предмет нецелевого использования средств.

То есть неважно маленькая компания или большая, и какая у неё форма собственности, чек с гостиницы всегда тщательно проверяется вне зависимости от того в каких отношениях вы с руководителем или с бухгалтером.

Как должен выглядеть чек с гостиницы?

С 2018 года гостиничный чек должен быть напечатан с помощью онлайн-кассы. Это является гарантией того, что документ не поддельный и имеет все необходимые реквизиты. При оформлении чека через ККТ данные автоматически попадают в ОФД, а затем в налоговую. Соответственно такое оформление требует оплаты налога.

Хоть чек имеет маленькие размеры, он может содержать большое количество информации благодаря тому, что она шифруется QR-кодом. А именно:

  • детальные данные гостиницы, её адрес, реквизиты;
  • информация о проживающем, номере, который он снимал;
  • время заезда, выезда;
  • какие услуги предоставлялись, их стоимость;
  • данные о кассире и кассовом аппарате.

Почему сотрудник может не иметь чека либо привезти неправильно оформленный чек?

Не всегда гостиницы оформляют чек правильно. Часто так происходит из-за того, что гостиница работает нелегально или укрывается от оплаты налогов. Многие отели вовсе не выдают никаких документов и квитанций. Если гостиница является плательщиками ЕНВД и ПСН, она имеет право не использовать КТТ. В случае если сотрудник проживал где-либо в другом месте, например, у друзей, родственников, в хостеле или арендовал квартиру, то чек он сможет предоставить только, если купит его. Если купленный чек оформлялся в действующей гостинице, скорее всего, он без проблем пройдёт проверку. В остальных случаях, он не будет считаться действительны, и бухгалтер его не примет.

Как проверить чек с гостиницы?

  • Первым делом чек проверяется визуально на наличие обязательных пунктов и QR-кода.
  • Далее QR-код сканируется. Для этого необходимо скачать специальное приложение на смартфон или планшет, а далее просто навести камеру на код.
  • Если QR-код читается без проблем, проверяется зашифрованная им информация на соответствие действительности.
  • На чеке обычно есть телефон гостиницы. Бухгалтер может позвонить по нему для подтверждения факта проживания или подать запрос в гостиницу с помощью электронной почты. Для того чтобы дать ответ администратор ориентируется на данные с архива гостиницы, ведь каждое поселение в нём обязательно фиксируется.
  • Дополнительно к чеку, бухгалтер может потребовать ряд других документов. Например, с помощью прейскуранта, можно проверить, не завышена ли сумма за проживание.