Почему важно сделать чеки на проживание в гостинице во время командировки?

Командировка − дело хлопотное, и речь не только в том, как собраться и как успешно решить поставленные рабочие вопросы. Есть еще одна небольшая, но важная деталь − чеки и другие документы, подтверждающие расходы в командировке.

Что будет, если гостиничного чека нет?

Перед поездкой руководитель должен подписать приказ о командировке, в бухгалтерии вам выдадут аванс на расходы, и проинструктируют какие документы, вы должны привезти, чтобы подтвердить расходы. В каждой компании список документов может отличаться, но чеки требуется всегда без исключения. Так как проживание − это самая затратная статья, гостиничный чек наиболее важен. Если вы его не предоставите в бухгалтерию после командировки, включая остальные требуемые документы, компания имеет право изъять выданную сумму. Чаще всего это происходит в счет зарплаты.

Может ли бухгалтерия не принять чек с гостиницы?

Важно не только предоставить чек, а чтобы он соответствовал требованиям действующего законодательства, иначе бухгалтерия посчитает его недействительным. То есть чек обязательно должен быть проведен через онлайн-кассу. Чтобы это проверить, убедитесь, что на документе есть QR-код. В приложении Google Play на смартфон или планшет необходимо скачать программу, которая считывает QR-код с чеков. В интернете сегодня их целое множество. Далее просто наведите камеру на QR-код. Если он считывается и информация соответствует действительности, значит чек настоящий и оформлен правильно.
Наличие QR-кода подтверждает, что гостиница работает и предоставляет услуги легально. При оформлении чека через онлайн-кассу его данные автоматически передаются в ОФД. Следовательно, гостиница не уклоняется от платы налогов.

Все ли гостиницы выдают чек?

Если гостиница является плательщиком ЕНВД и ПСН, а также те, кто сдаёт жильё и имеет на него право собственности, могут не использовать ККТ, соответственно чеки они не выдают. Поселение часто происходит в спешке либо ночью, поэтому не каждый задумается о том, чтобы спросить предоставляет ли гостиница документы или нет. В итоге, есть риск того, что оплачивать расходы придётся с собственного кармана.

Зачем бухгалтерии нужны документы о проживании в командировке?

Если компания государственная, то здесь всё ясно: бухгалтерию будут проверять другие организации на то, чтобы использование средств было целевым. Если компания частная, то проверка осуществляется на уровне налоговой в, то время, когда будут поданы документы на возмещение НДС. Если выяснится, что с документами что-то ни так налоговая может не только отказать в возмещении, но и выставить штраф компании.

Можно ли заказать гостиничный чек без проживания?

Чек и другие документы можно купить, но они обязательно должны быть сделаны именно в действующей гостинице. Ведь простую подделку разоблачат сразу. Мы поможем оформить чек также как, если бы вы проживали в гостинице с фиксацией информации в её архиве. То есть даже, если ваша компания или государственные органы захотят проверить проживания по телефону или e-mail в гостинице подтвердят это.