Подтверждение гостиничных чеков

Для компенсации расходов, понесенных в командировке, нужно представить работодателю доказательства понесенных затрат. Как правило, больше всего финансов в поездке тратится именно на проживание, поэтому очень важным является правильное оформление отчета, чтобы в последующем у бухгалтерии не возникло никаких вопросов. Некоторые сотрудники, из желания сэкономить приобретают у сомнительных организаций поддельный пакет документов и передают его работодателю. Однако, тут нужно знать, что большинство компаний проверяют гостиничные чеки, и при выявлении подделки работнику не только не компенсируют затраты, но и могут оштрафовать или даже уволить.

Для уточнения факта проживания работника в гостинице или отеле, работодатель или сотрудник бухгалтерии, отправляет запрос одним из нижеперечисленных способов:

  • Отправив официальное письмо на указанный адрес;
  • Связавшись с представителем гостиницы по электронной почте;
  • Совершив звонок по телефону;
  • При личном обращении.

Для проверки подлинности кассового чека также можно использовать специальный QR-код, который согласно законодательству с 1 июля 2017 года должен быть на всех документах такого типа. Этот код несет в себе информацию об организации, номере фискального накопителя, даты выдачи и сумме, которая была выплачена за предоставленные услуги. Проверка чека осуществляется при помощи специального приложения на смартфоне, также это можно сделать на официальном сайте Федеральной налоговой службы www.nalog.ru.

Подтверждение гостиничных чеков: как не нарваться на мошенников

Сейчас в сети существует множество организаций, предлагающих за символическую плату подготовить пакет документов для отчета по командировке. Будьте внимательны, далеко не все из таких агентств работают честно и профессионально. Чтобы не нарваться на мошенников, всегда тщательно проверяйте реквизиты компании и соответствие выданных документом установленной форме. В частности, обязательно уточните название гостиницы и проверьте ее фактическое наличие, например, в «Яндекс картах». Помимо этого, рекомендуем Вам узнать ОГРН предпринимателя и посмотреть информацию о виде экономической деятельности: для гостиниц и отелей – это 55.10.

Немаловажным является и проверка QR-кода: мошенники могут просто взять чек от любого магазина и с помощью специальной программы перенести его на отчетный документ. В этом случае проверка сканером покажет, что чек корректен, но необходимо помнить, что Ваша бухгалтерия в первую очередь проверит вид экономической деятельности и сразу поймет, что чек не от гостиницы. Поэтому не поленитесь, просканируйте чек и внимательно проверьте дату и сумму, сравнив их с указанными в самом документе.

Заказывая гостиничные чеки и другие документы для командировочного отчета в нашей организации, Вы можете быть уверены в том, что они будут без проблем подтверждены Вашим работодателем. Мы предоставляем нашим заказчикам только подлинные документы установленного образца со всеми необходимыми печатями. Помимо этого, информация о проживании вносится в реестр существующего отеля, что позволяет без труда проверить данные Вашего проживания в базе по номеру счета. Все свои вопросы Вы можете задать по указанному номеру телефона или по электронной почте.