Список отчетных документов о проживании в командировке

Отправляя сотрудников в командировку, в бухгалтерии выдаётся аванс на проезд, проживание, некоторые другие затраты и суточные. При этом работника требуется проинструктировать, какие документы он должен привезти для отчетности. Если он этого не сделает, аванс придется вернуть. В каждой компании список документов может немного отличаться. Но, так или иначе, в первую очередь потребуется гостиничный чек.

Чек

Чек вводится через онлайн-кассу. Основная информация в нем зашифрована QR-кодом. При сканировании кода можно узнать все данные о гостинице, её контактные данные, адрес, реквизиты, информация о постояльце, времени его заезда и выезда, стоимость номера и дополнительных услуг.

Счет-фактура

Она нужна для того чтобы принять к вычету НДС. Документ выписывается на имя компании, но важно учитывать, что гостинице необходима будет доверенность на сотрудника. В документе указывается перечень услуг, цена за ед. измерения, стоимость и общая сумма. Сумму НДС выделяют. СФ заверяется мокрой печатью и подписью директора гостиницы или уполномоченного им лица. Возможно наличие штампа «оплачено».

Счет по форме 3-Г

Раньше это был бланк строгой отчетности, он был обязательным документом. Сегодня счет по форме 3-Г требуется не всегда. Бухгалтера его используют, чтобы перестраховаться от налоговой и других проверяющих, а также, чтобы наглядно увидеть данные зашифрованные QR-кодом в чеке. Счет по форме 3-Г подтверждается печатью и подписью уполномоченного лица.

Прейскурант

Печатается в типографии офсетным или цифровым способом. Он необходим, чтобы проконтролировать реальность стоимости номера и услуг.

Акт выполненных работ

Его выдают при выезде с гостиницы в качестве подтверждения, что у проживающего нет претензий. В документе указывается имя постояльца, стоимость и период проживания. Обязательно ставится печать гостиницы, подпись уполномоченного лица и постояльца.

Ксерокопии учредительных документов

Они нужны, чтобы проконтролировать действующая ли гостиница или нет. А также корректно ли ведены её реквизиты и адрес в других документах.
Факт проживания и данные о постояльце фиксируется в архиве гостинице, поэтому даже при наличии правильно оформленных документов, проверяющий может позвонить на ресепшен. Если информация не подтвердится, документы не будут иметь силу и будут признаны недействительными.