Важные советы по оформлению гостиничного чека

Если вы действительно проживали в гостинице, оформить чек не составит никакого труда. Администрация обязана будет его предоставить по факту оплаты. Исключение составляют лишь небольшие частные отели, у которых нет кассового аппарата. Часто бывает так, что командированный проживал не в гостинице, соответственно чеки ему придётся покупать. Иначе бухгалтерия компании имеет право затребовать назад авансовую часть, которая не подтверждена соответствующим документом. Но прикрепленный чек к авансовому отчету, еще не значит, что вы избежали проблем. Если чек поддельный, их может быть еще больше.

Компания подаёт чеки и отчет в налоговую для возмещения НДС. Выявление подделки, чревато наложением штрафа на организацию. При этом сотрудник, который привёз такой чек из командировки, может понести не только финансовый урон, а вовсе потерять доверие руководства и даже быть уволенным. Итак, как же не остаться обманутым при покупке чека? Для этого просто следуйте таким рекомендациям:

Проверка документов гостиницы

Чек может быть выдан только действующей гостиницей. Подтвердить это можно наличием копий учредительных документов (главное, это свидетельство о госрегистрации). По кодам ОГРН или ИНН легко можно проверить действует ли гостиница на данный момент или нет.

Проверьте чек по QR-коду

Современные чеки обязательно должны иметь QR-код. Нужно убедиться не только в его наличии, но и в том, что информация, которая им зашифрована, введена правильно. Для этого скачайте на смартфон или планшет с Google Play приложение сканер-кодов (в интернете их много бесплатных). Откройте приложение и наведите камеру на код. Если приложение выдаёт сообщение, что данные не найдены в базе ФНС, либо информация о проживании не совпадает с той, которую вы дали, заказывая чек, значит, перед вами подделка.

Наличие подтверждения

Если документы были оформлены, как положено, информация о проживании фиксируется в архиве гостиницы. Это крайне важно, ведь бухгалтер или другой представитель контролирующего органа может позвонить на ресепшен, чтобы уточнить какие-либо детали. При ответе администратор сверяется с данными архива.

Сверка с прейскурантом

Он может быть затребован и самим бухгалтером, но это не обязательно, так как прейскурант часто присутствует на сайте гостиницы в общем доступе. Расценки должны совпадать с теми, что по чеку, иначе будет считаться, что стоимость была завышена намерено. Соответственно, чек недействительный.

Цена

Гостиница обязана оплатить налог, исходя из общей суммы по чеку. Следовательно, этот документ не может стоить меньше 7-10% от стоимости проживания. Более низкая цена за чек, вас должна насторожить.

Оплата

Никогда не платите за чек наперед, даже если вас уверяют, что это необходимо для затрат по оформлению. Оплата должна происходить только после того, как вы убедитесь, что документ оформлен должным образом.
Покупайте гостиничные чеки очень внимательно, и это поможет вам избежать проблем и существенно сэкономить в командировке!