Командировочные документы

Большинство людей, которым по долгу службы приходится часто бывать в командировках, знают, что помимо выполнения полученных от руководства заданий, по окончании поездки им необходимо будет отчитаться перед бухгалтерией за трату выделенных средств. При этом нужно будет заполнить специальный отчет, содержащий подтверждение каждой статьи расходов, включенный в перечень на возмещение. А это значит, что для успешного прохождения проверки бухгалтерией и компенсации потраченных денежных средств, вам нужно будет грамотно сделать командировочные документы.

К основным командировочными расходам обычно относят:

  • Транспортные. Этот вариант особенно актуален при организации заграничных поездок. Как правило, компании редко платят полную стоимость авиаперелета, и приходится выделять деньги из командировочного бюджета. Если же вы путешествуете на собственном авто, то в статью расходов можно включить расходы на бензин – в этом случае вам нужно будет сохранять все чеки с автозаправок.
  • Оформление документации. В частности, всевозможных виз и пропусков. Чаще всего предприятие самостоятельно оформляет все эти документы, но бывают ситуации, когда приходится тратить на это командировочные средства. Например, если вы отправляетесь в страну, где предварительно оформлять визу не требуется, и штамп в паспорт ставится по прибытию, то и стоимость визы вам придется оплачивать из командировочных. В этом случае подтверждением понесенных расходов является штамп.
  • Ну и, как правило, больше всего денег в такой поездке тратится на проживание в гостинице или отеле. В этом случае нужно будет подготовить целый пакет документов, подтверждающий затраты. В противном случае они просто не будут вам компенсированы.

Отчетные документы по проживанию

Как правило, они включают в себя следующее:

  • Гостиничный счет по форме 3Г. В нем прописаны данные о проживающем, перечень и стоимость оказанных услуг, сведения об отеле.
  • Кассовый чек. В соответствии с законодательством, счет не может быть распечатан без чека нового образца, содержащего QR-код и реквизиты гостиницы.
  • Копия свидетельства о регистрации гостиницы.
  • При безналичных расчетах понадобится правильно заполненная счет-фактура.
  • Также ваш работодатель может потребовать иные документы: акт оказанных услуг, гостиничный прейскурант, договор о проживании и т.д.

К сожалению, многие вспоминают о командировочном отчете только по прибытию обратно в свой город. Также бывает, что документы попросту теряются. Что делать в этом случае, как подтвердить свои расходы на проживание? Все очень просто: обращайтесь в нашу компанию, и мы в кратчайшие сроки подготовим для вас отчетные документы, которые могут быть доставлены вам курьером или отправлены почтой. Наши услуги также подойдут тем, кто хочет сэкономить в командировке: вы можете снять недорогое жилье и заказать у нас гостиничный чек. Мы гарантируем, что все наши чеки являются подлинными, и вы обязательно пройдете проверку в бухгалтерии и получите свои деньги.

Остались вопросы? Позвоните нам, и наши операторы расскажут вам все подробности.